Wagenparkbeheer

Wagenparkbeheer algemene gegevens

Deel 1 van de Excel sheet: algemene gegevens lease auto's. In dit deel worden de algemene gegevens verwerkt: De naam van de medewerker, of de medewerker prive rijdt in de auto, de eventuele eigen bijdrage die de medewerker betaalt, het leasebedrag, kenteken, merk en type van de auto en de bijtelling die van toepassing is. 

Bekijk

Download

Uitleg Excelsheet wagenprakbeheer deel 1: Algemeen

1. In de eerste kolom zet je de namen van de medewerkers, de berijders van de lease auto's. Je kunt vervolgens via de filter een selectie maken op naam van de medewerkers en snel de betreffende medewerker opzoeken in het overzicht. 
2. In de tweede kolom zet je of de berijder privé rijdt met de lease auto. Dit is van toepassing voor de bijtelling. Let erop dat als de medewerker niet privé rijdt met de lease auto, er een verklaring "geen privé gebruik lease auto" aanwezig moet zijn in de administratie. Deze aanvraag kan de berijder zelf bij de Belastingdienst aanvragen. Er dient dan tevens een sluitende kilometer registratie aanwezig te zijn. 
3. Eigen bijdrage: Het kan zijn dat de medewerker een eigen bijdrage dient te betalen voor het gebruik van de lease auto. Dat bedrag zet je in de derde kolom. Een medewerker kan een eigen bijdrage betalen als er bijvoorbeeld voor een duurdere leaseauto gekozen wordt dan is toegestaan binnen het bedrijf. Ook kan het zijn dat er standaard een eigen bijdrage moet worden betaald door de medewerkers die in een lease auto rijden. Als er een eigen bijdrage van toepassing is, dan kan deze van het bedrag worden afgetrokken dat geldt voor de bijtelling van de auto. 
4. Leasekosten van de auto: In de volgende kolom zet je de lease kosten die je per maand betaalt voor de auto aan leasekosten. Zo kun je de kosten gemakkelijk controleren en vergelijken. In deze kolom zet je het lease bedrag exclusief btw. Aan de hand van deze kosten kan je een berekening maken van je totale lease kosten en je kunt het bedrag gebruiken voor en berekening van de peroneelskosten. Houd er dan wel rekening mee dat je de eigen bijdrage die de medewerker betaalt er nog vanaf moet trekken en de overige kosten zoals brandstof er nog bij moet zetten als je bijvoorbeeld de kosten voor een project uit wil rekenen. 
5. Het kenteken van de lease auto: In de vijfde kolom zet je het kenteken van de lease auto. 
6. Merk en type eauto: In de zesde kolom zet je het merk en het type van de lease auto. 
7. In de laatste kolom zet je het percentage aan bijtelling welke van toepassing is op de betreffende lease auto. Dit kan bijvoorbeeld 14%, 20% en 25% zijn. Dit percentage is straks weer belangrijk bij de berekening van het bedrag aan bijtelling. De tarieven van de bijtelling worden regelmatig aangepast, ga voor de meest accurate gegevens naar de wesbite van de belastingdienst. 

Wagenparkbeheer kilometers

Deel 2 van de Excel sheet: contract gegevens en kilometers lease auto's.

1. Start en einddatum van he lease contract: In de eerste twee kolommen zet je de start en eind data van het leasecontract;
2. Kilometers volgens contract: In de 3e kolom zet je de kilometers die zijn overeengekomen in het lease contract;
3. Beginstand kilometers: In de vierde kolom zet je de beginstand van de kilometers. Deze stand is voor de berekening van de contract kilometers in de laatste kolommen. 
4. In de volgende 4 kolommen zet je het aantal gereden kilometers per maand van de betreffende lease auto. 
5. In de opvolgende kolom wordt een optelsom gemaakt van de kilometers van de verschillende kwartalen. 
6. In de laatste kolom wordt de afwijking van het aantal kilometers berekend. Indien dit meer dan 10% afwijkt van de contract kilometers, kun je contact met de lease maatschappij opnemen om te bespreken of er een contract aanpassing gedaan dient te worden. Zo houd je de kosten inzichtelijk en komen er geen grote verrekeningen aan het einde van de contractsperiode. 

Wagenparkbeheer bijtelling

Deel 3 van de Excel sheet Wagenpark beheer: bijtelling voor privé gebruik.

In het derde onderdeel van de Excel sheet wordt de bijtelling voor het privé gebruik berekend. Lees meer hierover op de website van de Belastingdienst. 

1. Fiscale waarde van de auto: Je vult in de eerste kolom de fiscale waarde in. Deze is van belang voor de bijtelling die de medewerker moet betalen. Als er een eigen bijdrage voor de lease auto is overeengekomen, kan deze weer met de bijtelling worden verrekend. 
2. De Excel sheet berekent automatisch het bedrag aan fiscale bijtelling en de maandelijkse fiscale bijtelling. Over dit bedrag wordt door de werknemer loonheffing betaald. Hiervoor moet je wel het percentage hebben ingevuld dat aan bijtelling geldt voor de specifieke auto.