Voorbeeld Incassobrief

---

Hieronder treft u een Voorbeeld Incassobrief. Een incassobrief stuurt u wanneer uw afnemer niet tot betaling van de factuur is overgegaan. Het kan zijn dat de factuur aan de aandacht is ontsnapt. In dat geval zal de afnemer na de incasso brief tot betaling over gaan. 

Na ongeveer een week na het verstrijken van de betalingstermijn van uw factuur stuurt u de incassobrief. U kunt ook ervoor kiezen om uw afnemer te bellen om te vragen of er een reden is waarom deze niet tot betaling is over gegaan. De eerste incassobrief heeft nog een vriendelijk karakter. Na meerdere aanmaningen kunt u over gaan tot een ingebrekestelling. 

In een incasso traject is het belangrijk om alles in goede volgorde te doen en om de documenten goed te bewaren. Het kan zijn dat de betaling uitblijft en dat er een rechter aan te pas moet komen. In dat geval is een goede dossieropbouw van belang. U moet kunnen aantonen dat u de aanmaningen en herinneringen heeft gestuurd. Er zijn veel verschillende incasso bureau's die u kunt inschakelen wanneer de betaling uitblijft. Wellicht dat u ervoor verzekerd bent, of u kunt bijvoorbeeld kiezen voor een no cure no pay bedrijf. Deze bedrijven vragen een percentage van het incasso bedrag wanneer er betaald is. 

Bekijk ook de verschillende voorbeeld brieven op de website van de consumentenbond. 

Bekijk ook de voorbeeld betalingsherinnering en de voorbeeld ingebrekestelling. 

Standaard opmaak brief

Een brief bestaat uit de volgende standaard onderdelen:

1.       Vul de NAW gegevens ;

2.       Verwerk de Plaats en datum;

3.       Schrijf het onderwerp op;

4.       Begin met de aanhef;

5.       Start de eerste alinea met de inleiding van de brief;

6.       Ga in de vervolgalinea’s verder in op je onderwerp;

7.       Sluit af met een verzoek tot actie en/of korte samenvatting;

8.       Plaats een groet, met daaronder je naam en handtekening;

9.       Verwijs naar eventuele bijlagen en voeg deze toe.

Lees hieronder meer over de verschillende onderdelen. 

Brief voorbeeld: NAW gegevens

In eerste instantie vul je je eigen NAW gegevens bovenaan het document in, of gebruik voorbedrukt (bedrijfs)briefpapier. Daaronder komen de NAW gegevens van de ontvanger van de brief.

Naam verzender

Straat en huisnummer

Postcode en Plaats

Als je de brief naar een bedrijf stuurt, kan het zijn dat hij naar een bepaalde afdeling of een contactpersoon verstuurd moet worden. Ook maken bedrijven regelmatig gebruik van een postbus. In dat geval ziet het er als volgt uit:

Bedrijfsnaam ontvanger

T.a.v. Afdeling/ contactpersoon

Postbus nummer

Postcode en Plaats

Brief voorbeeld: Plaats en datum

Onder de NAW gegevens staan de plaats en datum. De plaats staat vooraan en wordt met een hoofdletter geschreven. De datum kan je met de maand in cijfers uitgedrukt, of met de maand voluit (met kleine letter) geschrevem.

Rotterdam, 00-00-0000

Rotterdam, 00 maand 0000

Brief voorbeeld: Onderwerp

Bovenaan een brief staat altijd het onderwerp vermeld. Zo kan de ontvanger direct bij openen zien waar de brief over gaat. In deze regel kan je ook een eventueel referentienummer verwerken.

Betreft: klacht inzake abonnement nr 0000

Brief voorbeeld: Aanhef

De aanhef van de brief is afhankelijk van het karakter van de brief en de informatie die je tot je beschikking hebt. Zo is de aanhef bij een formele brief over het algemeen “Geachte”- gevolgd door de naam en bij een niet formele brief “Beste”- gevolgd door de naam.

Brief voorbeeld: 1e alinea

In de eerste alinea geef je in het kort aan waar de brief over gaat. Voorbeeld van inleidende zinnen zijn:

• Naar aanleiding van ons telefonisch onderhoud...
• Naar aanleiding van uw brief d.d. ...
• In verband met de op handen zijnde bijeenkomst...
• Op uw website las ik dat u...
• Graag schrijf ik u in verband met...
• Bedankt voor uw schrijven d.d....

Brief voorbeeld: Vervolgalinea's

In de vervolgalinea’s ga je verder in op je onderwerp. Zorg ervoor dat je de brief zakelijk, kort en bondig houdt.

Brief voorbeeld: Slotalinea

In de slotalinea verzoek je tot vervolgactie en/ of geef je een korte samenvatting. Dat is verder afhankelijk van het karakter van de brief en wat je ermee wil bereiken.

Brief voorbeeld: Groet

De afsluiting van je brief bestaat uit de groet, gevolgd door je naam en handtekening. Bij een formele brief wordt als groet vaak “Met vriendelijke groet” gebruikt. Er zijn ook andere manieren om de groet weer te geven. Lees meer over de afsluiting van een Nederlandse brief. 

Brief voorbeeld: Bijlagen

Als er bijlagen bij je brief komen, dan kan je daar onder in je document naar verwijzen. Zo is duidelijk wat er nog meer toegevoegd is.

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

Copyright 2023: Aan de inhoud van deze website kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend.

Voorbeeld Office, 2566VN, Talinglaan Den Haag, Nederland. Kvk 73522821. 

Privacybeleid 2023: Wij hechten veel waarde aan jouw privacy, lees hier ons privacybeleid.