Voorbeeld Draaiboek

Een voorbeeld draaiboek voor wanneer je bijvoorbeeld een evenement gaat plannen. Het draaiboek is een weergave van de planning met de benodigde informatie. Wanneer je van tevoren alles goed in kaart brengt, zal de dag een stuk beter verlopen. Iedereen weet waar hij/ zij aan toe is en veel onduidelijkheden kunnen hierdoor worden vermeden.  


Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is een plan met een exacte beschrijving van wat er allemaal gaat gebeuren tijdens een evenement of project. In een draaiboek staat stapsgewijs weergegeven wat er allemaal gaat gebeuren, welke beslissingen er genomen moeten worden en hoe de situatie terplekke is. Je maakt een draaiboek om te zorgen dat je evenement of project succesvol zal verlopen. 


In een draaiboek kunnen verschillende onderdelen staan. Vaak bestaat een draaiboek uit:

  • Een planning;
  • Een lijst met taken en verantwoordelijkheden;
  • De contactgegevens van de belangrijke contactpersonen en beslissingsbevoegden;
  • Een plattegrond van de locatie;
  • Instructies 
  • Wat te doen in noodsituaties. 


Als je een goed draaiboek maakt van tevoren, zorg je ervoor dat alles soepel zal verlopen en dat iedereen weet wat te doen. Je zorgt dat er geen misverstanden zijn en dat iedereen weet wie verantwoordelijk is en wie beslissingen kan nemen. De communicatiekanalen zijn allemaal in kaart gebracht. 


Als je vaker soortgelijke evenementen of projecten hebt, kan je het draaiboek telkens bijschaven en verbeteren. Van je fouten kan je leren en met je draaiboek kan je de fouten die in het verleden zijn gemaakt op die manier voorkomen. 


Bekijk en download voorbeeld draaiboek

We hebben 2 voorbeelden van een draaiboek gemaakt. Bekijk en download de voorbeelden hieronder. 


voorbeeld-draaiboek

Bekijk

bekijk-template-voorbeeld

Download

download-template-voorbeeld
voorbeeld-draaiboek-feest

Bekijk

bekijk-template-voorbeeld

Download

download-template-voorbeeld

Voorbeeld draaiboek evenement

Bekijk hieronder een voorbeeld draaiboek voor een evenement. 


Dit draaiboek bestaat uit de volgende onderdelen:

ü  Omschrijving: hier geeft u een heldere omschrijving van de activiteiten die tijdens het evenement plaats gaan vinden. Een kort overzicht met alle activiteiten van het evenement.

ü  Tijden: In dit onderdeel staat de planning van de verschillende onderdelen van het evenement. Het is een overzicht van de tijden en activiteiten op die tijdstippen van het evenement.

ü  Locatie: In dit onderdeel staat de locatie van de verschillende activiteiten. Afhankelijk van het evenement en de locatie daarvan, kunt u in dit onderdeel een plattegrond toevoegen. Wanneer er reeds een programmaboekje met plattegrond is, kunt u ook daar naar refereren.

ü  Contactinformatie: in dit onderdeel staat de contactinformatie (telefoonnummers, e-mailadressen, enz)


Voorbeeld draaiboek evenement: Activiteiten

Tijd                        Locatie                   Activiteit                        Persoon                

tijdstip activiteit       locatie activiteit      omschrijving activiteit       persoon activiteit

tijdstip activiteit       locatie activiteit      omschrijving activiteit       persoon activiteit

tijdstip activiteit       locatie activiteit      omschrijving activiteit       persoon activiteit


Voorbeeld draaiboek evenement: Contactpersonen

Naam                                       Activiteiten                                Tijdstip                        Telefoonnummer

Naam contactpersoon      verschillende activiteiten                          tijdstip                        telefoon

Naam contactpersoon      verschillende activiteiten                          tijdstip                        telefoon

Naam contactpersoon      verschillende activiteiten                          tijdstip                        telefoon


Voorbeeld draaiboek evenement: Plattegrond

Hier plaatst u een plattegrond van de locatie.


Als je alles goed wil organiseren tijdens een evenement is een draaiboek echt onmisbaar. Je zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij/ zij aan toe is en waar men terecht kan wanneer men vragen heeft over een bepaalde activiteit. Iedereen weet precies wat men moet doen en alles is helder en duidelijk van tevoren. Je voorkomt met het draaiboek ook dat je zelf te veel moet organiseren.

Alle taken kunnen verdeeld zijn. Door middel van een draaiboek zorg je ook dat er niks vergeten wordt. Alles staat immers op papier in her draaiboek. Maak het boek niet te ingewikkeld. Het is van belang dat alle belangrijke informatie erin staat en je niks vergeet, maar zorg ervoor dat er geen overbodige informatie in je draaiboek komt te staan.

Te veel informatie kan leiden tot verwarring en daardoor kan het draaiboek zijn doe voorbijlopen. Het draaiboek is gebaseerd op de planning uit het boekje dat aan de gasten en/ of deelnemers wordt uitgedeeld.


Voorbeeld Draaiboek Feest

Bekijk hieronder een voorbeeld draaiboek voor een feest. 


Voorbeeld Draaiboek Feest: Algemene gegevens

Datum: (datum van het bedrijfsfeest)

Locatie: (naam en adres van de locatie)

Tijd: (tijden van het evenement)

 

Voorbeeld Draaiboek Feest: Activiteiten planning

00:00 - 00:00 uur: Opbouw Podium

  • Leveranciers arriveren en lossen hun spullen
  • Podium wordt opgebouwd en getest
  • Decoratie wordt opgehangen en neergezet
  • Geluids- en lichtapparatuur wordt geïnstalleerd en getest
  • Tafels, stoelen en andere meubels worden opgesteld

 

00:00 - 00:00 uur: Gaste arriveren

  • Deuren van de locatie worden geopend
  • Gasten arriveren en worden ontvangen door het ontvangstcomité
  • Garderobe wordt geopend en gasten kunnen hun jassen afgeven
  • Welkomstdrankjes worden uitgedeeld


00:00 - 00:00 uur: Opening

  • Presentator verwelkomt de gasten en kondigt het programma aan
  • (Naam)geeft een welkomstspeech
  • Buffet wordt geopend en gasten kunnen dineren

 

00:00 - 00:00 uur: Entertainment

  • DJ speelt muziek en verzorgt de sfeer
  • Artiest treedt op en vermaakt de gasten

 

00:00 - 00:00 uur: Speeches en bedankjes

  • (Naam)bedankt alle aanwezigen en nodigt uit voor een afsluitend drankje
  • Bedrijfsprestaties worden gepresenteerd
  • Medewerkers krijgen erkenning voor hun prestaties

 

00:00 -00:00 uur: Afsluiting

  • DJ sluit het feest af met dansmuziek
  • Gasten vertrekken geleidelijk aan
  • Af- en opruimen van de locatie
  • Leveranciers laden hun spullen weer in


Voorbeeld Draaiboek Feest: Contactpersonen

Bedrijf                  Naam                    Telefoonnummer           Beslissingsbevoegd ja/nee

Bedrijf                  Naam                    Telefoonnummer           Beslissingsbevoegd ja/nee

Bedrijf                  Naam                    Telefoonnummer           Beslissingsbevoegd ja/nee


Voorbeeld Draaiboek Feest: Noodprotocol

In geval van nood is de contactpersoon (naam/ telefoonnummer). De volgende procedure wordt ingezet: Omschrijving van de noodprocedure.


Voorbeeld Draaiboek Feest: Plattegrond

Hier voeg je een plattegrond van de locatie toe. 


Voorbeeld-draaibpek-maken

Lees meer over het opstellen van een draaiboek op wikipedia. 


Vergelijkbare Pagina's